PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH – KLAUZULE INFORMACYJNE:
1. Administratorem danych osobowych zebranych w trakcie rejestracji i zakładania konta jest InConventus Group Sp. z o.o. obsługująca system rejestracyjny oraz wydawca serwisów internetowych.
2. Zebrane dane osobowe przetwarzane będą w celu:
a. rejestracja na event oraz założenie indywidualnego konta w systemie rejestracyjnym, które będzie umożliwiać dostęp do danych, zmianę danych uczestnika i dostęp do innych usług świadczonych przez InConventus Group,
b. weryfikacja tożsamości podczas wejścia na teren obiektów, w których odbywać się będzie event, wydruk i wydanie odpowiedniego identyfikatora,
c. ustalenie puli dostępnych pakietów stacjonarnych dla uczestników z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa w związku z zapobieganiem zakażeniom wirusem SARS-CoV-2;
d. weryfikacja spełnienia warunków uczestnictwa w evencie w związku z zapobieganiem zakażeniom wirusem SARS-CoV-2;
e. dodatkowa weryfikacja tożsamości podczas wejścia na wydarzenia lub do stref z ograniczonym dostępem (Strefa Premium/Strefa VIP itp.),
f. pośredniczenie w rezerwacji miejsca noclegowego i jej rozliczeniu,
g. umożliwienie sprawdzenia listy uczestników, kontaktu i umawiania spotkań pomiędzy zarejestrowanymi uczestnikami eventu z wykorzystaniem dedykowanego komunikatora on-line oraz na urządzenia mobilne (dostępnego jako dodatkowa usługa),
h. marketing usług i komunikowanie się przez InConventus Group z uczestnikiem, w formie korespondencji pisemnej, elektronicznej lub z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych (telefony, SMS-y),
i. udostępnienie danych organizatorom, partnerom i sponsorom eventu w celu umożliwienia im komunikowania się z uczestnikiem lub marketingu ich usług – w formie korespondencji pisemnej, elektronicznej lub z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych (np. telefony, SMS-y); dane odbiorców danych jw. będą na bieżąco publikowane i aktualizowane na odpowiednich stronach eventu lub w materiałach informacyjnych.
j. prowadzenie statystyk, pomiarów jakości i skuteczności,
k. obsługa reklamacji i zabezpieczenie roszczeń.
l. dane w postaci wizerunku mogą zostać upublicznione na stronie internetowej wydarzenia, w mediach społecznościowych administrowanych przez InConventus Group, w wydawnictwach, materiałach promocyjnych i informacyjnych InConventus Group po uzyskaniu zgody osoby, której dane dotyczą.
3. Przetwarzania danych polegające na zbieraniu, przechowywaniu i udostępnianiu danych z formularza rejestracyjnego jest niezbędne do wypełnienia ww. prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez ww. administratorów i odbiorców danych. W przypadku niektórych danych lub szczególnych rodzajów przetwarzania, których nie można uznać za niezbędne do wypełnienia ww. celów lub w przypadku celów, których nie można uznać za wystarczająco usprawiedliwione - wskazanych odrębnie przy odpowiedniej rubryce na dane lub w oświadczeniach zgody na końcu formularza rejestracyjnego – podstawą przetwarzania będzie także zgoda uczestnika.
4. Podstawą przetwarzania danych dot. zdrowia (informacja o zaszczepieniu) w celu ustalenia puli dostępnych pakietów stacjonarnych jest wyraźna dobrowolna zgoda uczestnika eventu. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Podstawą przetwarzania danych dot. zdrowia w celu weryfikacji spełnienia warunków uczestnictwa w evencie (cel z pkt. 2 lit. d) jest wyraźna dobrowolna zgoda uczestnika eventu, okazującego potwierdzenie spełnienia ww. warunków w momencie wejścia na event.
5. Potwierdzenie spełnienia tych warunków, niezależnie od formy jego okazania (np. Unijny Certyfikat Covid) nie jest przechowywane przez Administratora.
6. Dane przetwarzane będą wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celów przetwarzania, nie dłużej jednak niż do momentu zgłoszenia odpowiedniego sprzeciwu wobec przetwarzania lub cofnięcia zgody na dane przetwarzanie.
7. Osoba rejestrująca się i zakładająca konto uprawniona jest do dostępu do swoich danych oraz do ich poprawiania, w szczególności za pośrednictwem systemu rejestracyjnego i swojego konta. Osoba rejestrująca może w każdym czasie zażądać sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych; przysługuje jej także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec danego przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru, na warunkach określonych we właściwych przepisach prawa.
8. Pełna informacja nt. polityki prywatności dla usług administratorów danych, w tym informacje nt. szczegółowych warunków przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 13 i 14 RODO, znajdują się za tym linkiem –
Polityka prywatności i Regulamin
